Provstiudvalget i Ribe Domprovsti har d. 9.april 2025 besluttet, at der fremover anvendes et ansøgningsskema til reserven.

Når menighedsrådene i Ribe Domprovsti ønsker at søge om midler fra reserven, skal ansøgningsskemaet til højre på siden anvendes. Ansøgningen indsendes med relevant materiale til ribe.domprovsti@km.dk, hvorefter provstiudvalget behandler ansøgningen.

Klik på ansøgningsskema, og download til egen pc, hvorefter der kan skrives i ansøgningen. 

Reserven

Vejledning til ansøgning om midler fra Reserven

For at ansøge om midler fra Reserven SKAL følgende dokumenter fremsendes til domprovstiet, ribe.domprovsti@km.dk:

1. Ansøgningsskema
   • Benyt det officielle ansøgningsskema, som findes på provstiets hjemmeside, www.ribedomprovsti.dk.
2. Motiveret ansøgning
   • Beskriv projektet og dets formål.
   • Forklar, hvorfor projektet er nødvendigt og relevant.
3. Tre tilbud
   • Indhent og vedlæg tre tilbud fra forskellige leverandører vedrørende projektet.
4. Beslutningsprotokol fra menighedsrådet
   • Protokollen skal indeholde et særskilt punkt, hvor det fremgår:
     • At menighedsrådet har truffet beslutning om projektet.
     • At menighedsrådet ønsker at ansøge Reserven om midler til projektet.
     • Hvilket beløb der ansøges om.
     • Hvilket tilbud der er valgt.
5. Økonomisk status for menighedsrådet
   • Denne indhentes hos menighedsrådets regnskabsfører.

Efter sagens behandling på provstiudvalgsmøde, modtages der skriftligt enten en godkendelse samt bevillingsbrev eller et afslag til menighedsrådets officielle postkasse.

Reserven skal først ansøges, når der er et projekt klar til igangsættelse eller behov for køb. Kontakt gerne provstiet for vejledning eller dialog om kommende projekt.

Provstiudvalget har ved ligningsbeløbets fastsættelse adgang til at afsætte midler til en reserve på op til 5 % af ligningsbeløbet. Ved forbrug af reserven har provstiudvalget det følgende år mulighed for at fastsætte ligningen højere med henblik på reservens reetablering.

Provstiudvalget kan med menighedsrådenes tilslutning på budgetsamrådet afsætte en reserve på mere end 5 % af den lokale ligning. Menighedsrådene godkender dette på budgetsamrådet.

Reserven kan anvendes til de samme formål som folkekirkens lokale kasser i øvrigt kan afholde udgifter til, herunder imødegåelse af uforudsete og uopsættelige udgifter i ligningsområdet i løbet af budgetåret.

Kirkeistandsættelsesordningen

Alle istandsættelsesprojekter i Ribe Domprovsti, som kan komme i betragtning til støtte fra Kirkeistandsættelsesordningen, bør ansøge om det.

Kirkeistandsættelsesordningen for 2025 giver støtte på ca. 23,5 mio. kr. til istandsættelsesprojekter i folkekirkens kirker. Støtten dækker op til 35 % af projektets samlede omkostninger, dog maksimalt 3,5 mio. kr.

Kriterier for tilskud:

For at et projekt kan komme i betragtning til støtte, skal det vurderes ud fra kirkens kulturhistoriske betydning og bevaringsværdighed. Projekter skal, ud fra en antikvarisk vurdering, være af enestående national eller lokal betydning. By-, Land- og Kirkeministeriet beslutter, hvilke projekter der tildeles tilskud, og Nationalmuseet bistår med vurdering af ansøgningerne i forhold til kriterierne.

Ansøgningsprocedure:

Der skal indsendes en byggesag via byggesagsmodulet på FIN (Folkekirkens IntraNet). Byggesagen behandles på provstiudvalgsmøde, hvorefter det videresendes til godkendelse af stiftsøvrigheden. Projektet skal være godkendt af stiftsøvrigheden. Bemærk, at principgodkendelser ikke er tilstrækkelige

Der er ansøgningsfrist en gang om året, 1. marts.

Ansøgning samt relevante bilag skal sendes elektronisk til km(at)km.dk.

Skemaer og yderligere information om ordningen kan findes under vejledninger på FIN, gå til ”Vejledninger” - ”Folkekirkens bygninger og arealer” - ”Finansiering af renoverings- og byggeprojekter” – punkt 4 ”Statstilskud – kirkeistandsættelsesordningen”.

Søg på FIN ”Kirkeistandsættelsesordningen” samt ”årstal”, så kommer nyhedsbrevet fra ministeriet frem med årets oplysninger.

Kontakt provstiet, hvis I ikke kan finde oplysningerne på FIN, så sender vi et link.

kirkenettet.sharepoint.com/sites/FolkekirkensIntranet/SitePages/Byggesag.aspx

folkekirkensintranet.dk/nyheder/kirkeistandsaettelsesordningen-2025

Vejledende notat til provstiets menighedsråd ifm. indhentning af tilbud, Ribe Domprovsti

’’Der kan ikke fastsættes nogen absolut beløbsgrænse for indhentning af tilbud. Bortset fra de lovbestemte regler i forbindelse med gennemførelse af større bygge- og anlægsarbejder, regler der naturligvis også gælder for menighedsrådene, afhænger spørgsmålet, om der skal indhentes mere end et tilbud, af en række forhold. Forhold, der mere peger i retning af en forpligtelse til i ethvert tilfælde at gøre sig nogle bestemte overvejelser end i retning af en bestemt beløbsgrænse.

• Et menighedsråd må aldrig bringe sig i mistanke om at favorisere en bestemt leverandør.
• Selv i de tilfælde, hvor man har en fast aftale med et firma om f.eks. kalkning af kirken, har man pligt til med jævne mellemrum at undersøge markedet for at sikre, at man får den rigtige kvalitet til den rigtige pris.
• Ved indkøb af standardvarer, der udbydes af flere leverandører, skal man alt andet lige sikre, at man køber til markedets bedste pris. Hvis prisen på en sådan vare overstiger 50.000 kr. (2025), bør der indhentes flere priser. Ved indkøb af bygningsarbejder eller andre arbejdsydelser til en pris af over 120.000 kr. (2025), bør det der indhentes flere tilbud. Et arbejde kan dog være sammensat af så mange enkeltydelser (leveret af forskellige faggrupper), at transaktionsomkostningerne ved en udbudsrunde vil være for store både for leverandører og bygherre til, at det giver mening at indhente flere tilbud.
• Mange af de ydelser, menighedsrådene efterspørger, er specialydelser, særligt på hele kulturarvsområdet (især kirkebygninger og -inventar). Der er måske kun en enkelt udbyder i hele landet/landsdelen, der kan håndtere opgaven. Man skal imidlertid være opmærksom på, om der i forbindelse med et projekt, der kræver inddragelse af en sådan særlig ekspertise, samtidig er bi-arbejder, der kan og derfor også bør sendes i udbud.
• Det enkelte menighedsråd bør fastsætte en beløbsgrænse for medarbejdernes dispositionsret inden for det godkendte budget.’’

Ovenstående ’vejledende notat’ er vedtaget af provstiudvalget for Ribe Domprovsti den 28. januar 2025. 

Byggesag 

Forud for ansøgning af reserven, bør det afdækkes, hvad der er en mulighed, når menighedsrådet vil bygge, vedligeholde, renovere, anskaffe, købe eller sælge.

Via linket forefindes folder med oversigt over, hvem der må hvad:

A4 folder - Hvem må hvad-2.pdf

Er det nødvendigt med en byggesag, skal denne oprettes via ’’byggesagsmodul’’, der forefindes under ’’systemer’’ via FIN – et projekt der kræver behandling via byggesagsmodul skal ikke påbegyndes inden der forlægger godkendelse, heller ikke selvom midlerne hertil er bevilget. 

Kontakt provstiet, hvis I ikke kan finde oplysningerne på FIN, så sender vi et link.

Udbud og tilbud: 

Via Folkekirkens Intranet (FIN) under fanen ’vejledninger’ øverst på siden, forefindes alt materiale der knytter sig til regler vedr. udbud og tilbud. Det anbefales, at man går ind via denne side og søger information, da siden som udgangspunkt altid er opdateret med nyeste viden (printer man materialet, kan det blive forældet til næste gang det bringes i anvendelse). 

Alternativt kan man komme til siden via følgende links:

Vejledninger - Site